Si vous êtes affiliés à une société d'auteur, que l'on appelera par la suite OGC, vous pourrez demander, ou télécharger sur sa plateforme votre catalogue d'oeuvres déposées.

Etapes d'un premier import de catalogue

L'import se déroule en 4 phases :

• Sélection du fichier et du filtre
• Préimport
• Choix des options de validation
• Validation de l'import

NB : Seule la dernière étape fait vraiment quelque-chose dans vos données. Vous pouvez donc utiliser le pré-import à tout moment (pour vérifier le contenu d'un catalogue qu'on vous a envoyé notamment).

Sélection du fichier /du filtre

Choisissez le fichier à importer en cliquant sur le bouton en haut à droite représentant un dossier jaune,.

Vous pouvez aussi le faire glisser depuis une fenêtre "Poste de travail" ou "Réseau".

Choisissez le filtre à utiliser.

Le choix du filtre dépendra de la provenance du fichier. Dans le cas d'une OGC, le filtre porte le nom de cette dernière.

S'il s'agit un éditeur étranger, soit le filtre portera le nom de l'éditeur soit de l'outil qu'il utilise. 

N'hésitez pas à faire parvenir le fichier par mail avec le nom de l'éditeur à emily@improvize.eu si vous ne savez pas quel filtre choisir, ou tout simplement parce que le filtre n'existe pas encore.

Cliquez sur "Suivant" pour passer à la seconde phase.

Préimport

Pendant le préimport, Le Sage vous indique la progression de son travail. S'il s'arrête en cours de route, il vous donnera un message d'erreur. 

En général, ce sera "En-têtes non trouvées". Cela signifie que votre fournisseur a changé son format et qu'il est nécessaire d'adapter le filtre en conséquence. 

Envoyez le fichier au support technique support@thefreecat.org en n'oubliant pas de préciser le nom du filtre utilisé.

A la fin du préimport, Le Sage vous présente un écran divisé en quatre zones :

• La zone (1) contient les œuvres
• La zone (2) contient les ayants droit et leurs parts
• la zone (3) contient des données phonographiques
• la zone (4) contient des informations complémentaires pour les ayants droit

Les fichiers provenant de vos fournisseurs seront plus ou moins complets comme l’écran ci-dessus.

Les filtres du Sage s’adaptent automatiquement à la richesse (ou la pauvreté) de l’information fournie et il est absolument normal que vous ne voyiez pas toutes ces colonnes. 

Par ailleurs, les zones contenant des codes (workcode ou code) ne contiennent pas toujours le même type d’information. Par exemple, pour la SACEM, on aura généralement un CoCv (ou IDE12) et un ISWC. 

Certains fichiers n’ont pas du tout de code (c’est un problème mais on fait avec ce qu’on a).

La zone (3) n’est que très rarement présente (essentiellement dans les fichiers liés destinés à l’illustration musicale).

Lorsque vous naviguez dans les œuvres (zone (1)), les zones (2), (3) et (4) sont mises à jour en conséquence.

De même, lorsque vous naviguez dans les acteurs, la zone (4) est mise à jour.

Si les données que vous voyez vous semblent correctes, cliquez sur suivant pour choisir les options de validation.

Options de validation

Société

Choisissez à quelle société les œuvres seront rattachées. Le système vous proposera les sociétés que vous avez créé dans "Configuration".

Fournisseur

Indiquez la provenance du catalogue que vous importez.

Si vous n’avez pas encore créé ce fournisseur, ne fermez pas la fenêtre, mais ouvrez la configuration de Le Sage, créez un fournisseur de données, validez la configuration et, sur l’écran des options de validation, appuyez sur le bouton avec les 2 flèches bleues : votre nouveau fournisseur apparaîtra.

Placer les œuvres dans un groupe

Le Sage place les nouvelles œuvres dans un groupe afin que vous puissiez les consulter/retravailler facilement. 

Vous pouvez choisir de placer toutes les œuvres du fichier importé dans ce groupe (et pas seulement les nouvelles). 

NB : En laissant le nom du groupe vide, Le Sage en attribuera un automatiquement.

Ajouter un tag aux œuvres

De la même façon, Le Sage peut ajouter automatiquement un tag aux œuvres importées afin de constituer/compléter des catalogues. 

NB : Si le tag est vide, Le Sage n’ajoutera pas de tag. Si le tag est inconnu, Le Sage vous proposera de le créer.

Choisir les champs à conserver

En cliquant sur ce bouton vous verrez apparaître les informations disponibles, qui peuvent ou non vous intéresser. Vous choisissez ainsi de ne garder que les données qui vous importent.

Appuyer sur Suivant

Options de correspondance

Lorsque Le Sage analyse une œuvre à importer, il cherche à savoir si cette œuvre est déjà présente dans votre base ou si elle est nouvelle.

Si le fichier d’import contient une clé primaire (par exemple un COCV SACEM) ou une clé unique (par exemple un code ISWC), Le Sage scrute la base de données pour savoir si ce code est ou non déjà présent.

S’il est présent, l’œuvre est identifiée de façon univoque.

Si ce code n’est pas trouvé ou que le fichier d’import ne contient pas ce type de clé, Le Sage peut faire une recherche par titre mais se pose alors la question des homonymies.

Il faut donc lui donner une stratégie de correspondances en cas d'absence de codes communs entre le fichier et la base données.

/!\ Pour l'import de votre premier catalogue il n'y a pas de question à se poser. La base de données est vide vous ne souhaiterez donc pas chercher de correspondance. Il suffira de sélectionner "NON" et faire suivant /!\

Voici quelques explications pour vos futurs imports.

Chercher une correspondance sur le titre

Le Sage propose 5 choix :

• Oui, avec toutes les œuvres

Le Sage recherche un titre identique dans toute votre base d’œuvres.

• Oui, avec les œuvres de la société

Vous devez choisir une société. Le Sage recherche alors un titre identique dans toutes les œuvres liées à cette société.

• Oui, avec les œuvres du groupe

Vous devez choisir un groupe. Le Sage recherche alors un titre identique dans toutes les œuvres membres de ce groupe.

• Oui, avec les œuvres portant le tag

Vous devez choisir un tag d’œuvres. Le Sage recherche alors un titre identique dans toutes les œuvres possédant ce tag.

• Non

Le Sage ne fait pas de recherche par titre et considère que toutes les œuvres sont inconnues (donc nouvelles).

Correspondance manuelle

Mais cette recherche par titre peut ne pas suffire : rien ne dit que vous n’avez pas, dans un catalogue donné, deux œuvres homonymes. Le Sage vous propose alors de contrôler manuellement ces homonymies.

• Toujours

Le Sage vous demandera systématiquement d’établir la correspondance manuellement (même s’il n’a pas trouvé d’homonymie). À utiliser si vous savez que certaines œuvres existent déjà dans la base mais qu’il y a de fortes chances que les titres ne correspondent pas parfaitement.

• Seulement si correspondance de titre

C’est le choix à préconiser : Le Sage ne vous interrogera que s’il s’apprête à établir une correspondance. S’il ne trouve pas de titre identique, il traitera l’œuvre comme nouvelle.

• Jamais

Vous considérez qu’il n’y a pas d’homonymie et que dans le cas où une œuvre se présente avec un titre déjà connu du Sage il s’agit de la même œuvre.

Œuvres

Cette option détermine ce que Le Sage fera sur la partie « généralités » des œuvres lorsqu’il rencontrera des œuvres déjà existantes :

• Laisser telles quelles les œuvres identifiées

Le Sage ne fera rien.

• Remplir seulement les champs vides

Si l’import dispose, par exemple, de la date de dépôt et que cette date est absente de l’œuvre dans Le Sage, celui-ci la renseignera ; l’œuvre sera complétée, aucune donnée ne sera écrasée.

• Écraser les données pré-existantes

Toutes les informations contenues dans le fichier d’import viendront remplacer celles qui pouvaient s’y trouver préalablement : si une date de dépôt est présente dans le fichier importé, elle sera renseignée dans Le Sage, le titre contenu dans le fichier importé remplacera celui qui s’y trouvait jusque là.

Acteurs

• Ne pas toucher aux ayants droit

Le Sage ne s’occupe pas des ayants droit.

• Remplacer les données venant de ce tiers

Si des données de ce tiers sont déjà rattachées à cette œuvre, Le Sage les efface pour les remplacer par celle du fichier importé. Les autres données copyright (issues d’autres tiers ou saisies manuellement) ne sont pas touchées.

• Remplacer toutes les données copyright

Toutes les données copyright qui pouvaient exister sur l’œuvre sont effacées (même celles saisies manuellement ou issues d’autres tiers) et les données contenues dans le fichier importé seront ajoutées.

• Ajouter si l’œuvre n’a pas encore d’ayant droit

Lorsque l’œuvre a été créée suite à un import de feuillet SACEM ou de droits directs, elle n’a aucun ayant droit rattaché. Dans ce cas, Le Sage complète la fiche. Au contraire, si la fiche contient déjà la moindre ligne copyright, l’œuvre est ignorée (comme dans le premier choix).

Si aucune correspodance n’a été trouvée

Ne pas créer les nouvelles œuvres : en cochant cette case vous interdisez la création de toutes les nouvelles oeuvres, présentes dans le fichier absentes dans votre base.

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Territoires et clés de partage

Ignorer les territoires

Théoriquement, les parts collectables (perfcoll et mechcoll) des ayants droit sont liées à un territoire (puisqu’elles sont susceptibles d’être différentes d’un territoire à l’autre, en fonction de ce que permet chaque société d’auteurs/SPRD).

On aura donc plusieurs lignes pour chaque acteur : 

• l’une avec ses parts possédées,
• et une ou plusieurs autres avec ses parts collectables par territoire ce qui peut se révéler relativement illisible.

Aujourd’hui, seuls les fichiers au format CWR proposent parfois d’importer des données « internationales ». 

Le fait de cocher la case « ignorer les territoires » permet de placer les parts collectables et possédées sur la même ligne ce qui rend les fiches œuvres beaucoup plus lisibles.

Clés de partage

Les clés de partage définissent les colonnes copyright qui seront remplies avec les informations contenues dans le fichier. 

Par exemple : Les parts DEP et Phono possédés par les acteurs sont égales. Si votre fichier ne contient que les DEP possédés vous pouvez ici recopier ces derniers dans Phono possédés.

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L'import de catalogue est terminé.